Hoe regel je de jaarlijkse pensioenaanpassingen voor je bedrijf?
Als je bedrijf een pensioenregeling heeft, heb je er als werkgever een taak bij. Je moet de gegevens van het pensioencontract up to date houden.
Om je daarbij te helpen hebben we hieronder eerst een korte checklist. Daar weer onder vind je een uitgebreidere toelichting per onderdeel van de checklist.
Wat je jaarlijks moet doen hangt af van je regeling, de pensioenuitvoerder en jullie contract. Misschien hoef je niet alles te doen wat op de lijst staat en misschien zijn er nog aanvullende dingen die je moet doen. Wat het meest voorkomt beschrijven we hierna.
Als je dit liever uitbesteedt kun je het ook ons laten doen. Lees daar meer over op de PensioenSupport pagina. Of, je kijkt hoe ver je komt en schakelt ons pas in als je vragen hebt. Onze gegevens vind je op onze contactpagina.
Checklist pensioenadministratie
Werkgevers gebruiken steeds vaker een koppeling tussen hun loonadministratie en de pensioenadministratie van de pensioenuitvoerder. Daarmee is veel al vanzelf geregeld. Maar toch heb je tussentijds en in elk geval ieder nieuw jaar nog wat te regelen.
Jaarlijkse acties voor het up to date houden van de pensioengegevens
- Controleer of de nieuwe franchise is doorgevoerd in de loonadministratie. Naar uitleg >>
- Als jullie pensioenregeling de mogelijkheid van vrijwillig bijsparen biedt: Controleer of alle bedragen voor vrijwillig bijsparen goed zijn verwerkt in de loonadministratie. Naar uitleg >>
- Als jullie medewerkers kunnen kiezen voor een ANW-hiaat pensioen en zelf de premie daarvoor betalen: geef de nieuwe premies door aan de loonadministratie. Naar uitleg >>
- Als jullie loonadministratie niet is gekoppeld aan de pensioenadministratie van de pensioenuitvoerder, geef dan aan de pensioenuitvoerder door:
- De nieuwe salarissen Naar uitleg >>
- De parttime percentages Naar uitleg >>
Extra aandachtspunt voor 2024
Vanaf 1 januari 2024 is de wettelijke toetredingsleeftijd verlaagd van 21 naar 18 jaar. Daarom moeten ook medewerkers die 18 jaar of ouder zijn maar nog geen 21, worden opgenomen in de pensioenregeling. Ook hun gegevens moet je daarom doorgeven aan de pensioenuitvoerder. Bij een enkele pensioenuitvoerder is de toetredingsleeftijd zelfs 15 jaar. Als dat voor jullie geldt, krijg je daar vanzelf bericht van.
Checklist tussentijds door te geven gegevens aan de pensioenuitvoerder
Niet alleen aan het begin van elk jaar, maar ook tussentijds moet je aan de pensioenuitvoerder doorgeven:
- In- en uitdiensttredingen.
- Wijziging van een medewerker haar of zijn parttime percentage. Naar uitleg >>
- Wijzigingen van een medewerker haar of zijn salaris. Naar uitleg >>
Als jullie een loonadministratiekoppeling hebben hoeft dit misschien niet, maar controleer dan of het goed in de loonadministratie staat en of het inderdaad goed bij de pensioenuitvoerder is verwerkt. Het is onze ervaring dat het ook met een loonadministratiekoppeling toch niet altijd goed gaat.
Toelichting per onderdeel van de checklist pensioenadministratie
Controleer of de nieuwe franchise is doorgevoerd in de loonadministratie.
Wat de franchise is
De franchise vertegenwoordigt het pensioen dat mensen van de staat krijgen: de AOW. Via een formule verlaagt de franchise het bedrag waar het pensioen van jullie bedrijf op wordt gebaseerd. Dat is wettelijk verplicht. Het bedrag verandert elk jaar.
Als jullie pensioenregeling een eigen bijdrage kent, wijzigt die als de franchise wijzigt.
Wat je met de nieuwe franchise moet doen
De franchise moet bij de pensioenuitvoerder en in de loonadministratie worden aangepast aan het nieuwe bedrag voor het komend jaar. De pensioenuitvoerder doet dat automatisch in zijn eigen pensioenadministratie. Vaak sturen zij ook een herinnering aan de loonadministratie maar niet altijd. Het is altijd verstandig om te controleren of ook in de loonadministratie de nieuwe franchise is ingevoerd. Die moet er het bedrag van de eventuele bijdrage van de medewerkers aan hun pensioen mee aanpassen.
Als jullie pensioenregeling een mogelijkheid kent voor vrijwillig bijsparen heeft de franchise nog een effect. Samen met een gewijzigd salaris wijzigt dan ook het maximum bedrag dat mensen mogen bijsparen. Je kunt er voor kiezen om jullie medewerkers er op te attenderen dat ze hun bijspaarbedrag kunnen aanpassen.
Hoe je de juiste franchise vindt
Vergelijk de omschrijving van de franchisebedragen op onze webpagina pensioen kerncijfers, met de omschrijving daarvan in het pensioenreglement.
Als die hetzelfde zijn, kun je nu het bedrag dat hoort bij de beschrijving van jullie franchise op de webpagina voor 2023 gebruiken.
Als die niet hetzelfde zijn, dan kun je niet uitgaan van de standaard kerngegevens zoals je die op de website vindt. Vaak vind je de nieuwe franchise op het pensioenportaal van de pensioenuitvoerder. Als dat niet zo is kun je in het pensioenreglement vinden waarop de franchise is gebaseerd. Op basis daarvan kun je dan zelf de nieuwe franchise uitrekenen.
Als jullie pensioenregeling de mogelijkheid van vrijwillig bijsparen biedt: Controleer of alle bedragen voor vrijwillig bijsparen goed zijn verwerkt in de loonadministratie.
Wat vrijwillig bijsparen is
Als jullie pensioenregeling de mogelijkheid voor vrijwillig bijsparen biedt, kunnen jullie medewerkers er voor kiezen om zelf extra geld voor hun pensioen in te leggen. Die extra inleg wordt ingehouden op het loon. Ze kunnen elk moment de extra inleg wijzigen via het portaal van de pensioenuitvoerder.
Wat je met de bijspaarbedragen moet doen
Vaak geeft de pensioenuitvoerder een wijziging van het bijspaarbedrag automatisch door aan de loonadministratie zodat de inhouding goed blijft gaan. Toch is het goed af en toe te controleren of eventuele wijzigingen hierin inderdaad juist in de loonadministratie zijn verwerkt. Dat is nu een goed moment omdat je toch al bezig bent om de jaarlijkse wijzigingen te regelen.
Hoe je de juiste bijspaarbedragen vindt
Die bijspaarbedragen zoals die bij de pensioenuitvoerder staan geregistreerd, vind je op de nota’s van je pensioenuitvoerder.
Als jullie medewerkers kunnen kiezen of ze een ANW-hiaat pensioen afnemen en zelf de premie daarvoor betalen: geeft de nieuwe premies door aan de loonadministratie.
Wat het ANW-hiaat pensioen is
Als een medewerker overlijdt, biedt de Algemene Nabestaanden Wet (ANW) de basis voor het nabestaanden inkomen van de partner. Een partnerpensioen is hierop een aanvulling.
Een partner heeft alleen in specifieke gevallen recht op deze ANW-uitkering. Om te voorkomen dat een partner die geen recht geeft op ANW, een te laag nabestaanden inkomen heeft, is er het ANW-hiaat pensioen. Een partner waarvoor een ANW-hiaat pensioen is geregeld, ontvangt na overlijden een uitkering die gelijk is aan de wettelijke ANW.
Wat je met het ANW-hiaat pensioen moet doen.
Het ANW-hiaat pensioen is een vast bedrag dat jaarlijks wordt aangepast aan de loonindex. De premie stijgt daardoor ook. Als jullie medewerkers kunnen kiezen of ze wel of geen ANW-hiaat pensioen willen en de premie zelf betalen, moet je de nieuwe ANW premies doorgeven aan de loonadministratie.
Waar je de premies voor het ANW-Hiaat pensioen vindt
De nieuwe premies zijn terug te vinden op de factuur of op de premiespecificatie van de pensioenuitvoerder. Die zijn te vinden in het portaal van de uitvoerder.
Wat je moet doen met de salariswijzigingen.
De timing van de salariswijziging
Bij de meeste pensioenuitvoerders gaan in het reglement uit van een salariswijziging per 1 januari. Soms is een andere datum afgesproken. Dit is de “peildatum”.
Het salaris op de peildatum, is het salaris dat gebruikt wordt voor de pensioenberekeningen voor het hele jaar. Maar soms biedt het reglement ruimte voor tussentijdse salarisaanpassingen.
Wat je met een gewijzigd salaris moet doen
Je moet de pensioenuitvoerder het volgende doorgeven:
- De nieuwe salarissen
- De bijbehorende parttime percentages
Dit moet ook gebeuren als de salarissen en parttime percentages niet zijn veranderd.
Hoe je de salarisgegevens doorgeeft:
Ga naar het portaal van je pensioenuitvoerder. Daar geeft de pensioenuitvoerder aan hoe je de salariswijzigingen kan doorgeven.
We helpen je graag!
Als we je kunnen helpen met het beheer van je pensioenregeling, neem dan contact op. Per uitvoerder zijn er specifieke weetjes waarmee we het beheer mogelijk eenvoudiger voor je kunnen maken. Als je daarover vragen hebt, of als je ergens niet uit komt, bel of mail ons dan. We helpen je graag.
