Hoe wijzig je probleemloos je pensioenregeling?
Tip 1: Langzaam is snel
De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel is in volle gang. Bedrijven die verplicht zijn aangesloten bij een pensioenfonds hebben het relatief makkelijk. Ze kunnen zich vooral richten op de communicatie. Voor alle andere bedrijven is er werk aan de winkel.
Veel werkgevers zien op tegen dit proces. Ze stellen het daarom uit. Maar uitstel is niet verstandig. Gelukkig verloopt de omzetting snel en probleemloos als je de vijf krachtige tips uit onze praktijk toepast. Deze tips zijn ook nuttig als je al begonnen bent met de wijziging.
We maakten er een mini-serie over. In elke aflevering behandelen we één tip. De tips zijn gebaseerd op onze jarenlange ervaring met advisering in collectieve pensioenen. Ze richten zich op het proces, niet op de inhoud van pensioenen. Elke twee weken delen we een nieuwe tip.
Abonneer je op onze Updates, dan weet je zeker dat je geen enkele tip mist!
Krachtige tip 1: Langzaam is snel
Er is veel onderzoek gedaan naar de succesratio van projecten. Ze concluderen dat vijftig tot negentig procent van alle projecten mislukt. Niet op tijd, niet binnen budget, niet volgens doelstelling.
Onvoldoende voorbereiding is een van de belangrijkste redenen voor falen. Plannen, voorbereiden en nadenken worden vaak gezien als vertraging. We staan liever bekend als doelgerichte “can do” oplossers.
Besparen op voorbereiding werkt juist averechts. Elk uur dat je investeert in de voorbereiding, levert je in de uitvoering veel uren besparing op. Een goed voorbereid project voorkomt wrijving, stress en strijd. Het geeft je ook meer controle en je kunt tussentijds scherp rapporteren aan het management. En als managers ergens gek op zijn, dan is het wel rapportages die laten zien dat het project onder controle is.
Wat ga je doen in die voorbereidingsfase?
Richt de projectorganisatie in
Het belangrijkste is dat duidelijk is wie waarover kan beslissen. Niet alleen volgens de wettelijke eisen, zoals het instemmingsrecht van de ondernemingsraad en elke individuele medewerker, maar ook hoe je het als bedrijf wilt hebben. Het helpt enorm als vier posities bezet zijn:
De opdrachtgever:
Degene die eindverantwoordelijk is voor het realiseren van de overgang. Deze persoon stelt de menskracht, middelen en het benodigde geld beschikbaar. Dit moet iemand zijn die “hoog genoeg in de boom” zit om dat ook echt te kunnen doen.
De opdrachtnemer:
De projectleider die met het projectteam zorgt dat de overgang wordt uitgevoerd. De opdrachtnemer rapporteert aan de opdrachtgever en vraagt de benodigde middelen aan.
De pensioenstuurgroep:
Hierin zitten vertegenwoordigers van alle belanghebbenden, zoals iemand van personeelszaken en de ondernemingsraad. De pensioenstuurgroep weegt belangen af en neemt besluiten. De opdrachtgever is meestal de voorzitter, maar niet de beslisser. De wet kent andere belanghebbenden vergaande inspraak toe. De projectleider rapporteert in de pensioenstuurgroep over de voortgang, legt vragen voor en voert de besluiten uit.
De pensioenwerkgroep:
Die bestaat uit mensen die de implementatie uitvoeren. Misschien heeft ieder een eigen aandachtsgebied. Misschien werken ze allemaal samen. In elk geval coördineert de projectleider de werkzaamheden.
Vaak wordt voor de rol van projectleider door de opdrachtgever een externe ingezet die ook een inhoudelijke pensioenconsultant is. Vergeet niet dat de ondernemingsraad het recht heeft om zelf een consultant in te huren voor ondersteuning.
Beslis welk overleg je gebruikt
We komen op hoofdlijn twee systemen tegen:
- Het ruggespraak model
- Het samenspraak model
Het ene model is niet beter dan de andere, maar wel anders. Het gaat er om dat je de variant kiest die het best bij de cultuur en situatie past.
Het ruggespraak model
De mensen die een bepaalde groep vertegenwoordigen overleggen eerst onderling wat het standpunt over een bepaalde kwestie wordt. Onderlinge meningsverschillen worden hier afgehandeld. In het collectieve overleg spreekt vervolgens de hele groep als met één stem.
Het voordeel is de duidelijkheid. Het nadeel is dat elke keer dat er een nieuwe optie of gewijzigd voorstel op tafel komt, er eerst weer een tussenoverleg moet plaatsvinden. Dat maakt het een langzaam en inflexibel proces.
Het samenspraak model
De deelnemers in de besluitvorming spreken ieder voor zich. Dat betekent dat meningsverschillen tussen mensen die dezelfde groep vertegenwoordigen bekend worden. Dat kan onduidelijkheid opleveren: “wat willen jullie nou écht”? Het gaat wel snel, omdat er niet steeds een vooroverleg hoeft plaats te vinden. Het biedt ook wendbaarheid omdat nieuwe opties of varianten direct in de vergadering besproken en afgehandeld kunnen worden.
Mix
Deze twee systemen kun je ook mixen. Sommige onderwerpen via het samenspraak model, andere eerst met ruggespraak. Als je dat gaat doen, moet er overeenstemming zijn over welke onderwerpen via welk model worden bespreken. Je moet ook afspreken wat je doet als er tijdens een collectief overleg wat nieuws op tafel komt. Hoe besluit je dan of het direct via het samenspraak model behandeld wordt, of dat er eerst ruggespraak moet plaatsvinden?
Kies je overlegsysteem voordat je met het pensioenproject begint
Wat je ook kiest: bespreek vooraf met je mede vertegenwoordigers hoe je dit gaat doen. Als ieders’ verwachtingen daarover later niet overeen blijken te komen, loop je risico op onnodig intern gedoe.
“Is dat niet enorme overkill?”
Ik hoor het je bijna denken.
Het klinkt misschien groot maar een ontwerp voor een projectorganisatie kun je heel beknopt houden. Misschien één of twee A4-tjes. Het biedt een enorm voordeel: het wordt een sneller en dus goedkoper project. Dat komt door duidelijkheid vooraf.
Door de projectorganisatie expliciet te beschrijven, krijgen alle betrokkenen duidelijkheid. Soms levert het ontwerpen van de beslisstructuur en het vaststellen van de rollen discussies op. Het is beter dat die in deze fase al naar boven komen dan later, als je al onderweg bent en wanneer er door onduidelijkheden vertragingen ontstaan en taken blijven liggen.
Als iedereen vooraf weet wat ieders taak is en daarmee instemt, is ook het commitment zeker gesteld. Dit voorkomt dat later discussies over het proces ontstaan die de uitvoering vertragen.
Dus krachtige tip 1: Langzaam is snel.
Besteed uitgebreid tijd aan een solide voorbereiding. Ook als je onder druk staat om snel met de inhoud bezig te gaan. Tijd nemen voor een goede voorbereiding levert bijna altijd een sneller, goedkoper en makkelijker traject op.
We hebben nog meer tips voor je!
Krachtige tip 1 kun je nalezen op onze website.
Krachtige tip 2 tot en met 5 behandelen we in de volgende updates.
- Krachtige tip 1: Langzaam is snel (die behandelden we in deze tip)
- Krachtige tip 2: Denk vanuit waarde, niet techniek
- Krachtige tip 3: Doe het samen
- Krachtige tip 4: Maak communicatie een geïntegreerd onderdeel van het pensioen en het overgangsproces
- Krachtige tip 5: Laat je niet verleiden door de Vijf Valse Vrienden.
Als je nog geen updates van ons ontvangt, schrijf je daar dan voor in. Dan mis je geen enkele tip.
Updates ontvangen >>
Wat doe jij in de voorbereiding van een adviesproject? Wat doe je in elk geval nooit meer? Deel het met ons en je collega’s!
Schrijf je ervaringen op in het tekstvak hieronder.
Mark Jordens
Programmamanager
